УЧЕБНИКИ
ОН-ЛАЙН

Главная Заказать работу Контактная информация Статьи партнёров


Підручник Управління проектами


 

r      Планування проектів

r      Процес планування проектів

r      План проекту

r      Принципи планування проектів

r      Методологія планування

r      Контроль проектів

r      Види контролю

r       Інтеграція планування й контролю

r      Управління змінами


 

4.1. Складові системи планування проекту

Суть планування полягає в розробці та обґрунтуванні цілей, визначені найкращих методів і способів їх досягнення при ефективному використанні всіх видів ресурсів, необхідних для виконання поставлених завдань і встановленні їх взаємодії.

Сам процес планування проходить чотири етапи:

Ø   розробку загальних цілей;

Ø   визначення конкретних цілей на даний період із послідуючою їх деталізацією;

Ø   визначення шляхів і способів досягнення цілей;

Ø   контроль за процесом досягнення поставлених цілей шляхом співставлення планових показників із фактичними та коригування цілей.

В процесі планування необхідно відповісти на такі питання:

Ø   що повинно бути зроблено і для чого?

Ø   коли це буде зроблено і хто буде робити?

Ø   де це буде зроблено і що для цього необхідно?

Вирішення цих питань є функцією планування, яка є основою для прийняття рішень. Це управлінська діяльність, що передбачає розробку цілей і завдань управління виробництвом, а також визначає шляхи реалізації планів для досягнення поставлених цілей.

Розробка планів по проекту охоплює всі етапи його життєвого циклу. Починається з участі проект-менеджера в процесі розробки концепції, вибору стратегічних цілей, включаючи контрактні пропозиції, продовжується укладанням контрактів та закінчується лише при завершенні проекту.

 

Процес планування проектівце процес, який передбачає визначення цілей і параметрів взаємодії між роботами та учасниками проекту, розподіл ресурсів та вибір і прийняття організаційних, економічних, технологічних рішень для досягнення поставлених цілей проекту.

 

На етапі планування проекту визначаються всі необхідні параметри реалізації проекту, а саме: тривалість робіт, потреба в трудових, матеріально-технічних та фінансових ресурсах, терміни постачання всіх видів ресурсів, терміни та обсяги залучення проектних, будівельних та інших організацій.

Загальний процес планування проектів включає наступні етапи:

Ø   визначення цілей, задач проекту, розрахунок техніко-економічних показників для обґрунтування проекту, визначення потреби в ресурсах, тривалості та специфікації виконуваних робіт, етапів проекту;

Ø   структуризацію проекту;

Ø    прийняття організаційно-технологічного рішення;

Ø    розробку сіткових моделей робіт;

Ø   оцінку реалізуємості проекту, оптимізацію по термінах і критеріях якості використання ресурсів та інших критеріях;

Ø   підготовка необхідних документів до пакета планів;

Ø   затвердження планів і бюджету;

Ø   доведення планових завдань до виконавців;

Ø   підготовку та затвердження звітної документації для контролю планів.

Взаємозв’язок між процесами планування представлено на рис. 4.1.

Основними процесами планування є:

1.       Планування цілей – це процес розробки документу, в якому формулюються цілі проекту (констатація цілей), які слугують основою для наступних проектних рішень, включаючи визначення критеріїв успішності виконання проекту;

2.       Декомпозиція цілей означає поділ основних результатів проекту, визначених у констатації цілей, на окремі компоненти для того, щоб підвищити точність вартісних, часових та ресурсних оцінок, визначити основу для вимірювання і управління виконанням та забезпечити чітку систему відповідальності;

Рис. 4.1. Основні етапи планування проектів

3.       Визначення операцій  це процес ідентифікації та документування операцій, які слід виконати для отримання результатів;

4.       Визначення взаємозв’язків операцій (робіт, задач) це процес визначення та документування взаємозв’язків операцій проекту. Як правило, відображають такі типи взаємозв’язків операцій: а) “фініш-старт” – попередня операція повинна завершитись до початку наступної; б) “фініш-фініш” – попередня операція повинна завершитись до завершення наступної; в)”старт-старт” – попередня операція повинна розпочатись до початку наступної; г) “старт-фініш” – попередня операція повинна розпочатись до завершення наступної;

5.       Оцінка тривалості операції – це визначення  робочого часу, що потрібний для її виконання. Тривалість одних операцій визначається можливостями ресурсів, інших – тільки календарним часом, для третіх – існують додаткові обмеження (наприклад, ремонт-покриття міських вулиць потрібно проводити в нічний час);

6.       Планування ресурсів – означає визначення того, які ресурси (люди, обладнання, матеріали ) та в якій кількості будуть використані в роботах проекту. Результатом планування ресурсів є перелік типів та кількості ресурсів, необхідних для виконання проекту;

7.       Складання розкладу виконання проекту визначення термінів початку та завершення всіх операцій проекту. Найбільш відомими методами розрахунку розкладу виконання проекту є: а) метод критичного шляху (МКШ) ‑ визначаються ранні та пізні дати початку та завершення операцій проекту, а також і резерви – проміжки часу, на які можна перенести виконання операцій без порушення обмежень і дати завершення проекту; б) PERT (Program Evaluation and Review Technique) – використовує послідовну сіткову логіку та середньозважені оцінки тривалості операцій для розрахунку тривалості проекту. Складання розкладу виконання проекту здійснюється, в основному, за допомогою програм управління проектами. Як правило, кращим вважається той розклад, що дозволяє завершити проект швидше;

8.       Оцінка вартості – включає оцінку вартості ресурсів та вартості операцій. Вартість ресурсів може визначатись по - різному. Для відновлення ресурсів задається вартість часу їх роботи, для матеріалів – вартість одиниці. Для розрахунку вартості операцій через вартість часу роботи ресурсів необхідно знати тривалість роботи ресурсів на цій операції. Для робіт, що виконуються по контрактах, задається не вартість ресурсу, а вартість призначення, яка визначається контрактом. Вартості операцій можуть визначатись контрактом, або ж включати такі складові як: стала складова вартості операцій, стала складова вартості призначень ресурсів на операцію, вартість робіт по відновлюваних ресурсах, вартість матеріалів, як призначених на операцію так і тих, що витрачаються відновлювальними ресурсами. Оцінка проводиться в тій валюті, яка використовується при розрахунку витрат;

9.       Розробка бюджету – це розподілена в часі вартість проекту та його елементів. Бюджет проекту розраховується підсумовуванням оцінок вартостей по періодах. В деяких проектах використовується відразу кілька бюджетів для різних складових (для витрат, грошових потоків, різних видів робіт і т.д.);

10.    План управління якістю – повинен містити  інформацію щодо проведення командою проекту політики якості ( по термінології ISO 9000 повинна бути описана система якості проекту, тобто організаційна структура, розподіл відповідальності, процедури, процеси та ресурси, необхідні для управління якістю). План управління якістю входить у загальний план проекту та описує технологію управління якістю, підтвердження якості та покращення якості проекту;

11.    Планування організації – включає ідентифікацію, документування та призначення проектних ролей (хто що робить), відповідальність (хто і що вирішує) та відносини звітності. План проекту повинен включати і план управління персоналом. Він визначає, коли та які спеціалісти будуть включені в команду проекту і коли будуть виведені.

В процесі виконання проекту ці процеси багатократно повторюються. Зміни можуть бути і в цілях проекту, його бюджеті, ресурсах і т.д. Крім того, планування проекту не є точною наукою, оскільки різні команди проекту можуть розробити різні плани для одного і того ж проекту. Деякі із процесів планування мають чіткі логічні та інформаційні взаємозв’язки і виконуються в одному порядку практично у всіх проектах. Наприклад, спочатку слід визначити, із яких робіт складається проект, а потім розраховувати терміни виконання та вартість проекту. Крім перерахованих вище основних процесів планування існує цілий ряд допоміжних процесів, зокрема:

Ø   призначення персоналу – призначення людських ресурсів для виконання робіт проекту;

Ø   підготовка умов розробка вимог до постачань та визначення потенційних постачальників;

Ø   планування поставок визначення того, що як і коли повинно бути доставлено;

Ø   планування взаємодії – визначення потоків інформації та способів взаємодії, необхідних для учасників проекту;

Ø   ідентифікація ризику ‑ визначення та документування подій ризику, які можуть впливати на проект;

Ø   якісна оцінка ризиків ‑ розташування пріоритетів ризиків за ступенем впливу на результати проекту;

Ø   кількісна оцінка ризиків – оцінка ймовірності настання  подій ризику, їх характеристик і впливу на проект;

Ø   розробка реагування – визначення необхідних дій для запобігання ризикам та реакції на загрожуючі події.

Взаємозв’язок між допоміжними процесами залежить так само, як і їх наявність від природи проекту.

 

Розробка плану проекту – це оформлення результатів процесів планування в єдиний структурований документ.

 

Розробка плану проекту – це процес, який майже завжди повторюється декілька разів. Це формальний та затверджений документ, який використовується для управління виконанням проекту. Він повинен бути розповсюджений серед учасників проекту відповідно до плану взаємодії. Не можна ототожнювати план проекту та базовий план. План проекту – це документ або набір документів, який змінюється при надходженні додаткової інформації, в той час як базовий план слугує для контролю виконання та змінюється тільки в результаті затвердження запитів на зміни.

План проекту використовується для:

Ø   управління виконанням проекту;

Ø   документування пропозицій та припущень, зроблених при плануванні;

Ø   документування прийнятих рішень по вибору варіантів;

Ø   регламентування взаємодії учасників проекту;

Ø   документування вимог до звітів по змісту, обсягу та термінах;

Ø   створення бази для оцінки й контролю ходу виконання проекту.

План проекту може мати різний зміст, але, як правило, він включає наступні розділи:

1.       Підстава для виконання проекту;

2.       Описання підходу до управління проектом;

3.       Констатація цілей;

4.       Ієрархічні структури робіт (ІСР) до того рівня, на якому здійснюється облік та контроль;

5.       Оцінка вартості, планові дати початку та завершення робіт, розподіл відповідальності до рівня ІСР, на якому здійснюється контроль;

6.       Розподіл вартості проекту за часом;

7.       Методи оцінки виконання за термінами та вартістю робіт;

8.       Основні контрольні події та їх планові дати;

9.       Основний та необхідний персонал;

10.    Плани управління різними складовими проекту (цілями, ресурсами, контрактами, ризиками, взаємодіями, персоналом і т.д.);

11.    Основні ризики (включаючи обмеження та припущення) та планова реакція при виникненні кожного з подій ризику;

12.    Відкриті питання та відкладені рішення.

Вимоги до різних проектів можуть передбачати включення й інших пунктів. Наприклад, план великого проекту повинен включати організаційну структуру проекту.

Додаткова інформація до плану проекту включає:

Ø   процеси планування, які не включені в план проекту;

Ø   обмеження та припущення, зроблені в процесі розробки плану проекту;

Ø   технічну документацію (вимоги, специфікації, проектну документацію);

Ø   стандарти та нормативи, що використовуються.

Наприклад, план проекту може мати такий вигляд. В одному з районів міста Харкова, недалеко від центральної частини міста, на території 3,2 га, де раніше знаходилось виробниче підприємство муніципальної власності, планується звести житловий комплекс і бізнес-центр. Тендер, оголошений міською владою з метою підбору інвестора виграла компанія "АВС", що буде оператором даного проекту. Компанія запропонувала наступний план забудови:

Збережений на території виробничий будинок площею 2400 кв. м. пропонується відремонтувати й здати в оренду великій компанії, що розмістить там екологічно чисте швейне виробництво. Також планується побудувати:

Ø   Корпус А. Житловий будинок із квартирами поліпшеного планування на 120 квартир загальною площею 10900 кв. м. Внизу буде знаходитися нежитлова площа під магазини й пункти побутового обслуговування (900 кв. м.).

Ø   Корпус Б. Житловий будинок на 190 квартир загальною площею 10900 кв.м. Складається з двох одно-під'їзних 17 поверхових веж (у проекті –– корпус Б1 і Б2). Внизу буде знаходитися нежитлова площа, під магазини й пункти побутового обслуговування (900 кв. м.).

Ø   Корпус В. Бізнес-центр. Офісний будинок із загальною площею приміщень для продажу й здачі в оренду 7000 кв. м.

Ø   Корпус Г. Адміністративний будинок, загальна корисна площа якого 7000 кв.м .

План проекту

В інвестиційному плані представлений план організації будівництва відповідно до попереднього кошторису. План включає наступні етапи:

1.      Підготовка робочого проекту і додатків. Здійснюється проектною організацією, що підготувала попередній кошторис. Етап триває 3 місяці, включаючи затвердження проекту в архітектурно-плановому управлінні одержання всіх інших необхідних дозволів. Оплата послуг організацій розподілена в такий спосіб: на початку етапу –– 25% вартості, на початку 2-го місяця –– 25% вартості, наприкінці етапу –– 50% вартості. Задано лінійну амортизацію даного нематеріального активу з нормою 5%.

2.      Переговори про оренду землі. За умовами, запропонованими міською владою, після одержання права на будівництво об'єкта, компанія, що виграла тендер бере на себе деякі витрати по розвитку міської інфраструктури. Оскільки ці витрати не є витратами на придбання активів, вони відображені в статті "Інші виплати" і віднесені в проекті балансу на статтю "Витрати резервів".

3.      Інженерне забезпечення на початку будівництва. Тривалість етапу 6 місяців. Виплати розподілені в такий спосіб: На початку 1-го місяця –– 12 % вартості, на початку 3-го місяця –– 24 % вартості, наприкінці етапу –– сума, що залишилася. Тип активу – передоплачені  витрати, списання вартості активу задано на одиницю продукції - кв. м. площі житлових корпусів А і Б.

4.      Будівництво корпусів. По кожному корпусу, будівельні роботи розділені на основні етапи:

Ø   будівництво фундаменту;

Ø   зведення стін;

Ø   монтажні роботи;

Ø   прокладка комунікацій;

Ø   опоряджувальні роботи.

Корпуси, по яких намічений продаж площ, визначені по типу активу як передоплачені витрати зі списанням вартості на кв.м. площі при продажі, а на корпуси, що залишаються на балансі компанії (корпус Д і корпус Г) визначена лінійна амортизація (норма амортизації 2%). Тривалість етапів і терміни закінчення будівництва визначені відповідно до попереднього плану організації будівництва, що запропонований генеральним підрядчиком на будівельні роботи. При розподілі етапів у часі й побудові логічних зв'язків між ними враховані також можливості організацій - підрядчиків по виділенню людських ресурсів і будівельної техніки на об’єкти.

5.      Інженерне забезпечення наприкінці будівництва. Тривалість етапу –– 6 місяців. Графік виплат –– щомісяця рівними частками. Тип активу –– також передоплачені витрати зі списанням на одиницю продукції. Для забезпечення списання на собівартість повної суми даного активу, списання задане тільки на той продукт, продаж якого буде здійснюватися в наступному місяці після закінчення етапу та після постановки активу на баланс. Примітка: при організації списання активів на витрати вищевказаним способом, при моделюванні проектів подібного типу, варто стежити за тим, щоб списання відбулося коректно й актив, що списується, не залишався на балансі після продажу продукту цілком або частково. Краще всього проконтролювати це за допомогою таблиці "Список активів" із групи "Деталізація результатів" .

6.      Благоустрій території й будівництво автостоянки. Етап тривалістю 45 днів. Включає озеленення території, асфальтування, побудова дитячого майданчика, а також будівництво автостоянки під охороною на 250 місць. Закінчення етапу планується одночасно із закінченням будівництва корпусу Б. Списання активу задане на продукт "Продаж місць на автостоянці"

7.      Інші витрати періоду будівництва. Вартість етапу складають різні поточні витрати компанії "АВС" (введені в діалогах "План персоналу" і "Загальні витрати") у період будівництва до початку здачі в експлуатацію об'єктів і віднесені на даний актив. Етап починається від початку проекту і закінчується одночасно зі здачею в експлуатацію корпусу Б. Як і в попередніх етапах, списання вартості активу задано тільки на той продукт, продаж якого буде здійснюватися в наступному місяці після закінчення етапу, після постановки активу на баланс.

8.      Етап "Виробництво". В інвестиційному плані відзначають дати здачі в експлуатацію споруджуваних об'єктів. Початок продажів продуктів (квартир, офісів, місць на автостоянці) можливий тільки після здачі в експлуатацію, і одержання грошей при їхній реалізації до цього моменту у вигляді авансових платежів.

4.2. Методологічні підходи до планування проектів

 

Методологія планування це сукупність теоретичних висновків, загальних закономірностей, наукових принципів розробки планів, їх обґрунтування та описання відповідно до сучасних вимог ринку, що перевірені передовою практикою.

 

В методології управління проектами, проект має такі фундаментальні рівні управління:

Ø   концептуальний;

Ø   стратегічний;

Ø   тактичний, який поділяється на поточний та оперативний [14 ].

На концептуальному рівні визначаються цілі, завдання проекту, розглядаються альтернативні варіанти дій по досягненню запланованих результатів з оцінкою позитивних і негативних моментів кожного варіанта,  встановлюються концептуальні напрямки реалізації проекту.

При стратегічному плануванні визначаються основні етапи та основні перешкоди, що характеризуються термінами введення об’єкта, виробничими потужностями, обсягами випуску продукції; етапи проекту, що характеризуються термінами завершення комплексу робіт, термінами постачання продукції, термінами підготовки робіт; також прогнозується потреба в матеріальних, технічних та фінансових ресурсах із розподілом по роках, кварталах.

Стратегічний план встановлює стабільне зовнішнє та внутрішнє оточення, фіксовані цілі для проектної команди та забезпечує загальне бачення проекту.

При тактичному плануванні, поточний план визначає терміни виконання комплексу робіт, потребу в ресурсах, встановлює чітку межу між учасниками робіт в розрізі року та кварталу. Оперативний план деталізує завдання учасникам на місяць, тиждень, добу по комплексах робіт.

Плани можуть деталізуватися по функціях управління. Функціональний план розробляється на кожний комплекс робіт або комплекс робіт, що виконується однією організацією.

Також розрізняють плани за ступенем охоплення робіт проекту:

Ø   головний, комплексний, зведений (на всі роботи проекту);

Ø   детальний за організаціями-учасниками;

Ø   детальний за видами робіт [14 ].

До загальних принципів планування проектів можна віднести наступні:

Ø   цілеспрямованість. Планування розглядається як процес розгортання головної мети проекту в ієрархічну послідовність цілей і задач проекту до рівня окремих заходів, дій, робіт із визначенням порядку їх виконання;

Ø   комплексність. Комплексність планування означає повне охоплення наукових, проектних, організаційних, виробничих та інших заходів і робіт, направлених на досягнення цілей і результатів проекту;

Ø   збалансованість по ресурсах. Збалансованість по ресурсах означає, що плани не містять задач і робіт, не забезпечених необхідними ресурсами;

Ø   системність. Системність планування передбачає застосування системного підходу й врахування впливу на проект чинників його оточення; розгляд проекту як цілісної системи з визначенням і врахуванням взаємозв'язків як всередині, так і поза ним;

Ø   гнучкість. Гнучкість планування передбачає здатність системи прогнозувати й враховувати можливі зміни впливу зовнішніх чинників та їх наслідків. Для цього, користувачеві повинна бути надана можливість легко варіювати набором технологічних, організаційних і економічних умов, що враховуються в розрахунку, варіювати критеріями, обмеженнями, пріоритетами й отримувати в зручному вигляді для аналізу й зіставлення варіанти планів, що формуються при різних постановках завдань;

Ø   багатофункціональність. Багатофункціональність планування означає обов'язкове планування всіх встановлених функцій управління проектом;

Ø   оптимальність. Оптимальність планування передбачає здатність системи формувати не просто прийнятні (допустимі з точки зору прийнятих обмежень і вимог) плани, а раціональні або кращі плани по вибраних критеріях. Це досягається використанням економіко-математичних або, коли це неможливо, евристичних методів;

Ø   адаптивність. Адаптивність планування включає всі переваги оптимального планування, крім того, враховує організаційні проблеми. До процесу розробки плану залучається керівництво, що дає можливість враховувати вимоги, які не формалізуються. Все це робить планування більш адекватним реальним умовам, персоніфікованим, обґрунтованим і відповідальним;

Ø   несуперечність. Несуперечність планування забезпечується спадкоємністю й  взаємопов’язаністю всіх планових рішень;

Ø   безперервність. Безперервність планування полягає в проведенні моніторингу, контролі і, при необхідності, актуалізації планових рішень;

Ø   стабільність. Стабільність планування забезпечується незмінністю основних цілей й обмежень проекту, його життєздатністю, а також гнучкістю й адаптивністю системи.

Важливим процесом в плануванні проекту є процес формування інформаційної системи управління проектами. Саме на цьому етапі визначаються інформаційні та комунікаційні потреби учасників проекту: кому і яка інформація потрібна, коли ця інформація необхідна, яким чином буде надаватись ця інформація. Інформація, необхідна для планування взаємодії проекту, включає :

Ø    організаційну структуру та розподіл відповідальності проекту;

Ø   напрямки, підрозділи та спеціалістів, що залучені в проект;

Ø    причини по яких конкретні індивідууми можуть бути залучені до проекту, і місце їх знаходження;

Ø    потреби у зовнішній інформації.

Структура розподілу інформації – це деталізація того, кому інформація (звіти, дані, розклад, технічна документація і т.д.) направляється і які методи будуть використані для розповсюдження інформації різних типів (звіти, засідання і т. д.). Ця структура повинна відповідати структурам розподілу відповідальності та звітності, що визначені в організаційній структурі проекту. Описання порядку надання інформації часто включає матрицю відповідальності, в якій вказується, хто та з якою періодичністю отримує звіти. Як правило, в такій матриці по горизонталі представлені звіти, по вертикалі – одержувачі та зазначається періодичність.

4.3. Система контролю дотримання
параметрів проекту

 

Контроль процес, при якому керівник проекту встановлює, чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, що негативно впливають на хід роботи та приймає управлінські рішення, які коригують виконання завдань для запобігання зривів виконання проекту (зрив термінів, перевищення використання ресурсів, вартості, низька якість і т.д.).

 

Завдання контролю полягає в тому, щоб отримавши фактичні дані про хід виконання проекту, порівняти їх із плановими, виявити відхилення. Контроль повинен забезпечити систематичний нагляд за всіма процесами реалізації проекту (моніторинг), виявити відхилення від цілей реалізації проекту за допомогою критеріїв та обмежень, які фіксуються в календарних планах, бюджетах, розрахункових потребах у трудових та матеріальних ресурсах, фінансових і т.д., обґрунтувати необхідність прийняття коригуючих дій.

В основі процесу контролю лежить збір та розгляд даних про просування проекту. Предметом контролю є факти та події, перевірка виконання конкретних рішень, виявлення причин відхилень, оцінка ситуації, прогнозування наслідків. Проектний менеджер повинен вчасно фіксувати свої помилки та виправляти їх до того, як вони нашкодять проекту. Для цього необхідно здійснювати такі види контролю:

Ø   попередній;

Ø   поточний;

Ø   заключний.

Попередній контроль здійснюється до початку робіт по реалізації проекту. Як правило, він стосується лише трудових, матеріальних та фінансових ресурсів.

При контролі трудових ресурсів проводиться аналіз професійних та ділових знань, навичок, які необхідні для виконання проекту (рівень освіти, стаж практичної роботи, кваліфікація і т.д.).

В процесі контролю матеріальних ресурсів проводиться аналіз відповідності складу та якості обладнання та матеріалів встановленим вимогам.

Контроль фінансових ресурсів передбачає встановлення граничних витрат фінансових ресурсів з метою їх правильного використання відповідно до затверджених статей бюджету проекту.

Поточний контроль проводиться з метою оперативного регулювання процесу реалізації проекту, встановлення відхилень та прийняття оперативних рішень. Він здійснюється саме в процесі виконання проекту. При цьому розрізняють: контроль часу, контроль бюджету, контроль ресурсів та контроль якості.

Заключний контроль проводиться на стадії завершення проекту для обґрунтування та прийняття рішень по управлінню часом, вартістю, ресурсами та якістю виконуваних робіт.

Контроль виконання, як процес постійного вимірювання параметрів проекту та встановлення відхилень, проводиться по всіх параметрах проекту. Процес контролю можна поділити на основні й допоміжні процеси. До основного процесу контролю можна віднести сам контроль виконання плану проекту, а до допоміжних:

Ø   підтвердження досягнення цілей – постійна оцінка виконання проекту з метою підтвердження відповідності окресленим цілям;

Ø   підтвердження якості – постійна оцінка виконання проекту з метою підтвердження відповідності прийнятим стандартам якості;

Ø    контроль та моніторинг ризиків – контроль ризиків, контроль виконання запланованих заходів по запобіганню виникнення ризиків;

Ø   контроль контрактів – контроль виконання контрактів постачальниками та підрядчиками.

Більш детально питання контролю розглянуті в темі 8 “Контроль виконання проекту”.

Сучасна методологія управління проектами характеризується інтегрованим структурованим підходом до управління, планування й контролю. Тотальна інтеграція проектного менеджменту передбачає інтеграцію планування та контролю, інтеграцію календарного планування, ресурсів і витрат, інтеграцію із організацією, інтеграцію інформаційних систем проекту, загальну інтеграцію з системою управління персоналом.

Інтеграція планування і контролю полягає у взаємозв’язку функції планування й контролю, оскільки останній слугує для перевірки попереднього, а ефективність контролю залежить від якості планування.

Інтеграція календарного планування, ресурсів і витрат полягає в тому, що календарне планування відбувається обов’язково у взаємозв’язку з плануванням ресурсів і витрат з метою ефективного управління проектами.

Планування й контроль витрат, ресурсів, календарне планування мають бути пов’язані з організацією проекту.

З метою досягнення ефективного управління проектами необхідно також інтегрувати всі інформаційні системи проекту, зокрема, обсяги робіт за проектом та їх специфікації, організації проекту, планування ресурсів, строків, витрат, збору інформації, аналізу виконання, управління ресурсами, взаємозв’язками, контролю якості.

Загальна інтеграція із системою управління персоналом полягає в тому, що остання система повинна бути інтегрована з усіма попередніми складовими, оскільки людські ресурси залучаються і до процесу планування, і до контролю, вони є виконавцями проекту, організаційна структура проекту впливає на мотивацію, конфлікти і т.д. Крім того, в цій системі існує і зворотній зв’язок.

4.4. Внесення змін у виконання проекту та комплексний їх аналіз

При реалізації проекту важливим процесом в управлінні проектами є управління змінами.

 

Під зміною розуміють заміну одного рішення іншим внаслідок впливу зовнішніх і внутрішніх факторів під час реалізації проекту.

 

До зовнішніх джерел змін проекту належать майже всі позапроектні ризики: політичні, законодавчі, економічні, соціальні, технологічні, екологічні, міжнародні, географічні, метеорологічні та ін. Проектна команда має дуже обмежені можливості щодо впливу на зовнішні ризики (а відповідно й на джерела цих змін), але вона повинна однозначно враховувати їх у процесі реалізації проекту.

Внутрішні джерела змін проекту формуються в середовищі учасників проекту в процесі їх взаємовідносин при його реалізації. Кожний з учасників проекту може певною мірою впливати на запланований процес реалізації, вносячи зміни в календарні терміни, графіки постачань матеріалів і устаткування, фінансування проекту. Масштабність змін, зумовлених внутрішніми джерелами, залежить також від розмірів проекту.

На проект може вплинути також впровадження в організації нових виробничих процесів і технологій в період здійснення проекту. Таким чином, зміни проекту при його реалізації неминучі. Тому керівник повинен слідкувати за будь-якими змінами проекту, вміти оцінити наслідки їх впливу на кінцеві результати, порівнюючи витрати й результати.

 

Управлінням змінами –– це реєстрація всіх змін у проекті (технології, обладнанні, вартісних показників, графіку виконання робіт тощо) з метою детального вивчення й оцінки наслідків змін, організації координації виконавців, що реалізують зміни в проекті, а також прогнозування та планування майбутніх змін.

2

Наприклад, замовник вносить зміни, що поліпшують кінцеві техніко-економічні характеристики проекту. Проектувальник змінює початкову технологічну та проектно-кошторисну документацію, специфікації. Підрядчик, як правило, вносить зміни в календарний план, методи й послідовність виконання робіт. Зміни в проект вносяться постійно. Вони впливають як на кінцеві результати, цінність і ефективність проекту, так і на тривалість та терміни завершення його, вартість і бюджет, потребу в ресурсах і якість робіт .

Для врахування можливих змін на етапі розробки проекту необхідно створити резерви для покриття непередбачених витрат. Непередбачені зміни враховують під час аналізу потреби проекту у фінансуванні. Оцінка наслідків змін проекту передбачає їх комплексний аналіз Для цього спочатку збирають і узгоджують інформацію, необхідну для оцінки наслідків змін. Крім того, у процесі оцінки певної зміни необхідно проаналізувати, як вона вплине на вартість, заплановані показники робіт і графіки виконання проекту, а також на результат проекту (наприклад, чи збільшиться період експлуатації об’єкта за рахунок внесення змін у конструктивні рішення). Усі ці проблеми варто аналізувати одночасно. Через те, що зміни можуть спричинити необхідність у додатковому фінансуванні, варіюванні термінів здачі об’єкта замовнику, до оцінювання й обговорення запропонованих змін слід залучати інвестора, замовника, постачальників.

Врахування змін дає змогу підвищити точність кошторисів витрат, в яких окремо зазначається стаття “Непередбачені витрати”. Як правило, розрізняють основний та додатковий кошторис, і саме в останньому враховуються зміни, що очікуються протягом реалізації проекту. Непередбачені витрати обчислюються як у національній, так і в іноземній валютах (для врахування змін обмінного курсу).

Крім врахування можливих втрат від змін у кошторисах, важливим є  врахування змін у контрактах, щоб уникнути конфліктних ситуацій між сторонами, зацікавленими в успішній реалізації проекту.

 

&            Висновки

 

Процес планування проектів – це процес, який передбачає визначення цілей і параметрів взаємодії між роботами та учасниками проекту, розподіл ресурсів та вибір і прийняття організаційних, економічних та технологічних рішень для досягнення поставлених цілей проекту.

Загальний процес планування проектів включає слідуючи етапи:

Ø   визначення цілей, задач проекту, розрахунок техніко-економічних показників для обґрунтування проекту, визначення потреби в ресурсах, тривалості та специфікації виконуваних робіт, етапів проекту;

Ø   структуризацію проекту;

Ø   прийняття організаційно-технологічного рішення;

Ø   розробку сіткових моделей робіт;

Ø   оцінку реалізуємості проекту, оптимізацію по термінах і критеріях якості використання ресурсів та інших критеріях;

Ø   підготовку необхідних документів до пакета планів;

Ø   затвердження планів і бюджету;

Ø   доведення планових завдань до виконавців;

Ø   підготовку та затвердження звітної документації для контролю планів.

Результатом процесу планування є затвердження плану проекту.      План проекту – це формальний та затверджений документ, який використовується для управління виконанням проекту; це документ (або набір документів), який змінюється при надходженні додаткової інформації, в той час як базовий план слугує для контролю виконання та змінюється тільки в результаті затвердження запитів на зміни.

Контроль – процес, при якому керівник проекту встановлює, чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, що негативно впливають на хід роботи та приймає управлінські рішення, які коригують виконання завдань для запобігання зривів виконання проекту.

Одним з основних процесів управління проектами є управління змінами, які вносяться при реалізації проекту. Під управлінням змінами розуміють реєстрацію всіх змін у проекті (технології, обладнанні, вартісних показників, графіку виконання робіт тощо) з метою детального вивчення й оцінки наслідків змін, організації координації виконавців, що реалізують зміни в проекті, а також прогнозування та планування майбутніх змін.

 

 

´            Питання для обговорення

1.       Що таке проектне планування?

2.       Які етапи включає загальний процес планування?

3.       Назвіть основні процеси планування проектів, дайте їм характеристику.

4.       Охарактеризуйте допоміжні процеси планування проектів.

5.       Що таке план проекту?

6.       Які рівні управління проектами Ви знаєте?

7.       Що включає система контролю дотримання параметрів проекту?

8.       Які види контролю в процесі управління проектами існують?

9.       Що таке інтеграція проекту?

10.    Проведення аналізу та внесення змін у виконання проекту.

 

 

 





 

?           Практичні завдання

Завдання 1. Ви керівник проекту, метою якого є створення бізнес-центру на базі університету. В процесі реалізації проекту адміністрація відмовилась від безоплатного фінансування вашого проекту. Керівництвом проекту було прийнято рішення про внесення змін, а саме, отримання безоплатного кредиту з місцевого бюджету для фінансової підтримки студентської ініціативи у створення приватної справи. Проаналізуйте, як дана зміна вплине на:

·         вартість проекту;

·         заплановані показники робіт;

·         графік виконання робіт;

·         результат проекту.

 

Завдання 2. Згрупуйте відповідні терміни та визначення згідно даних таблиці.

Термін

Визначення

А. Цілеспрямованість

1. Обов'язкове планування всіх встановлених функцій управління проектом.

Б. Комплексність

2. Залучення керівництва до процесу розробки плану, що дає можливість враховувати вимоги, які не формалізуються.

В. Збалансованість по ресурсах

3. Принцип, що розглядає планування як процес розгортання головної мети проекту в ієрархічну послідовність цілей і задач проекту до рівня окремих заходів, дій, робіт з визначенням порядку їх виконання.

Г. Системність

4. Проведення моніторингу, контролю і, за необхідності, актуалізації планових рішень протягом всього життєвого циклу проекту.

Д. Гнучкість

5. Здатність системи прогнозувати і враховувати можливі зміни впливу зовнішніх чинників та їх наслідків.

Ж. Багатофункціональність

6. Принцип означає, що плани не містять задач і робіт, незабезпечених необхідними ресурсами.

З. Оптимальність

7. Спадкоємність і взаємопов’язаність всіх планових рішень.

Е. Адаптивність

8. Повне охоплення наукових, проектних, організаційних, виробничих та інших заходів і робіт, направлених на досягнення цілей і результатів проекту.

Є. Несуперечність

9. Розгляд проекту як цілісної системи з визначенням і врахуванням взаємозв'язків як всередині, так і поза ним.

К. Безперервність

10. Незмінність основних цілей і обмежень проекту, його життєздатність, а також гнучкість і адаптивність системи.

Л. Стабільність

11. Здатність системи формувати не просто прийнятні плани, а раціональні або кращі плани по вибраних критеріях.

 

Завдання 3. Розробіть бюджет проекту за наступними даними.

Ø   Обсяг виробництва та реалізації:

 

2005

2006

2007

4300

4500

4800

Ø   Ціна одиниці продукції — 1000 грн.

Ø   Товар обкладається ПДВ.

Ø   Капітальні витрати підприємства:

будівельно-монтажні роботи — 1300 тис. грн.;

обладнання — 700 тис. грн.;

накладні витрати — 150 тис. грн.

Всі витрати здійснено в першому році проекту.

Ø   Прямі поточні витрати:

матеріальні витрати — 125 грн. на од. продукції;

оплата праці — 62,5 грн. на од. продукції;

додаткова оплата праці у розмірі 9% від заробітної плати.

Витрати здійснюються щороку.

Ø   Амортизація обладнання розраховується податковим методом (ІІІ група основних засобів).

Ø   Операційні витрати:

оренда приміщення 50 тис. грн.;

Виплата процентів за короткостроковий кредит банку — 12% від загальної суми 50 тис. грн.

Маркетингові витрати — 500 тис. грн.

Витрати на обслуговування виробничого процесу — 400 тис. грн.

Оплата послуг зв’язку та банків — 80 тис. грн.

Офісно-господарські витрати – 100 тис. грн.

Інші адміністративні витрати — 140 тис. грн.

Ø   Податок на прибуток — 25%

Ø   Земельний податок — 20 тис. грн.

Ø   Доходи від участі в діяльності інших підприємств — 250 тис. грн. щорічно.

Ø   Доходи від реалізації матеріальних цінностей та майна, залишкова вартість яких 200 тис. грн. — 300 тис. грн. у другому році реалізації проекту

Ø   Продаж цінних паперів залученим інвесторам — 1000 тис. грн. у першому році проекту.

Ø   Дивіденди виплачуються у розмірі 10% від суми нерозподіленого прибутку.

Ситуація 1. Розробіть план проекту телевізійної шоу-програми “Герої чи злодії”, яка передбачає зустрічі глядачів із політичними лідерами. При написанні плану використайте наступну схему:

1.        Планування цілей.

2.        Ідентифікація основних операцій для управління проектами.

3.        Визначення взаємозв’язків операцій.

4.        Визначення тривалості робіт проекту. Складання розкладу виконання проекту.

5.        Планування організації (ідентифікація, документування та призначення персоналу, відповідальності та відносин звітності).

6.        Планування та оцінка ресурсів необхідних для реалізації проекту.

7.        Розробка бюджету.

 

6                Тести для самоперевірки

 

1. Планування проектів — це:

а) процес, який передбачає складання бюджету проекту та внесення змін до нього відповідно до потреб для досягнення поставлених цілей проекту;

б) процес, який передбачає визначення цілей і параметрів взаємодії між роботами та учасниками проекту, розподіл ресурсів та вибір і прийняття організаційних, економічних та технологічних рішень для досягнення поставлених цілей проекту.

Відповідь: а);б)

 

2. Процес розробки планів охоплює такі етапи проектного циклу:

а) створення концепції проекту;

б) вибір стратегічного рішення щодо виконання проекту і розробка деталей проекту;

в) укладання контрактів;

г) виконання робіт;

д) завершення проектів;

е) всі відповіді вірні.

Відповідь: а);б);в);г);д);е.

 

3. На якій фазі управління проектами складається бізнес–план та попереднє техніко-економічне обґрунтування проекту:

а) доінвестиційній;

б) інвестиційній;

в) експлуатаційній.

Відповідь: а);б);в.

 

4. На якому рівні управління проектами розроблюють поточні та оперативні плани:

а) концептуальному;

б) стратегічному;

в) тактичному.

Відповідь: а);б);в.

 

5. За ступенем охоплення робіт плани поділяються на:

а) поточні та оперативні;

б) зведені і детальні;

в) короткострокові, середньострокові та довгострокові;

г) прості, мультиплани та мегаплани.

Відповідь: а);б);в);г.

 

6. Для одержання узагальненого показника реалізації проекту з метою контролю потрібно:

а) розробити систему показників, на основі яких порівняти виконання робіт за часом і вартістю;

б) визначити обсяги виконання робіт;

в) визначити грошові витрати на реалізацію проекту;

г) вірні відповіді а) та б).

Відповідь: а);б);в);г.

 

7. Для досягнення ефективності функцій контролю звіти мають містити такі позиції:

а) кошторисну вартість (для порівняння фактичних і прогнозованих результатів);

б) фактичні результати на певну дату або період;

в) прогнозовані результати;

г) відхилення;

д) причини, що визначають фактичний і прогнозований процес реалізації проекту;

е) всі відповіді вірні.

Відповідь: а);б);в);г);д);е.

 

8. Який з процесів контролю не належить до допоміжних:

а) контроль виконання плану проекту;

б) підтвердження досягнення цілей;

в) підтвердження якості;

г) контроль та моніторинг ризиків;

д) контроль контрактів.

Відповідь: а);б);в);г) д.

 

9. До зовнішніх джерел змін проекту належить:

а) зміна системи оподаткування;

б) зміна графіків постачань матеріалів;

в) зміна джерел фінансування проекту;

г) реконструкція підприємства для досягнення цілей проекту.

Відповідь: а);б);в);г).

 

10. Управління змінами —це:

а) внесення змін у проект на прохання замовника чи за пропозицією підрядчика у випадку невиконання фінансових умов проекту, що передбаченні бюджетом та/або кошторисною документацією;

б) реєстрація всіх змін у змісті проекту (технології, обладнанні, вартісних показників, графіку виконання робіт тощо) з метою детального вивчення й оцінки наслідків змін, організації виконавців, що реалізують зміни у проекті, а також прогнозування майбутніх змін.

Відповідь: а);б.

 


ЗМІСТ ПІДРУЧНИКА



Реклама!


Заказать реферат





Статистика

Всего 24 учебника


Поиск



Все книги на данном сайте являются собственностью их авторов и предназначены исключительно для ознакомительных целей.
Просматривая, скачивая книгу Вы обязуетесь в течении суток ее удалить.

Вышел из строя в холодильнике компрессор атлант у нас Вы купите рабочий. | Система управления электронной очередью http://www.suo-rost.ru.